Come organizzare al meglio lettere, ricevute e altre pratiche burocratiche

A volte ti senti anche come se stessi affogando in pile di carta in cui non hai alcuna possibilità? Non sei solo! Nel nostro team, siamo consapevoli di quanto sia difficile sapere tutto ciò che passa attraverso la nostra casella di posta, e ancora di più in tutto il caos per trovare l'unico documento di cui abbiamo bisogno. Ecco perché noi di Google abbiamo preparato per te alcuni semplici consigli su come organizzare la tua corrispondenza e sapere esattamente dove trovarla in futuro. Leggi con noi come farlo.

Cosa ti servirà per organizzare la corrispondenza

Puoi utilizzare una varietà di forniture per ufficio per organizzare lettere, ricevute e altri documenti: sta a te decidere cosa ritieni più comodo e chiaro. Prova ad esempio:

- Cartelle da ufficio di grandi dimensioni con scomparti contrassegnati in diversi colori.

- Bacheche in sughero su cui è possibile appuntare la corrispondenza con gli spilli.

- Una grande scatola per la sola corrispondenza, che si desidera archiviare a tempo indeterminato. Puoi lasciarlo in soffitta o in garage per la maggior parte del tempo.

- Un posto speciale facilmente accessibile per le nuove lettere che devono essere smistate (tavolo in ingresso o in studio, scaffale in cucina, ecc.)

Come smistare la posta

Qualunque sia la procedura che decidi, ricorda che la cosa più importante è che il sistema che scegli sia adatto a te e ti aiuti a evitare fuoriuscite di carta nella tua casa in futuro. Per combattere la corrispondenza eccessiva, attenersi alla seguente procedura:

- Raccogli tutte le scartoffie che trovi in casa e inizia a metterle in ordine.

- Svuota il tavolo in cucina o in ufficio e spiega tutte le scartoffie che devono essere smistate.

- Dividere ogni lettera, scontrino e altro tipo di carta in categorie quali: scontrini e garanzie merci, manuali elettrodomestici, prescrizioni medicinali e altri documenti medici, bollette acqua e luce, lettere di familiari e amici, estratti conto, documenti assicurativi, documenti importanti come certificati di nascita e passaporti e così via...

- Ricicla tutti i documenti che scegli di smaltire.

- Dividi i documenti che decidi di conservare in quelli di cui hai a che fare a breve, che puoi rimandare a più tardi e che vuoi archiviare a tempo indeterminato.

- Crea un posto speciale per ciascuna delle tre categorie. Conserva la corrispondenza che devi gestire il prima possibile in un luogo ben visibile, ad esempio da qualche parte in cucina. Al contrario, puoi lasciare i documenti che archivi a tempo indeterminato in una scatola in soffitta o in garage.

- Cerca di esporre o appendere lettere, biglietti d'auguri e altra corrispondenza che ti interessa in casa. Puoi anche usare una bella confezione regalo per conservarli.

- Non dimenticare di etichettare tutte le categorie in modo da sapere cos'è e dove apparterrà in futuro.

- Crea un apposito cestino alla porta di casa, in cucina o in un altro luogo strategico, che sarà destinato solo alla posta appena arrivata e di cui vuoi liberarti.

Come organizzare la corrispondenza in futuro

Una volta che avrai affrontato la pila di posta impilata, sarà molto più facile in futuro assicurarti che la tua corrispondenza non si accumuli di nuovo troppo. Per evitarlo, prova uno dei seguenti trucchi:

- Se ricevi più posta nella tua famiglia, dividila sempre tra i singoli membri della famiglia non appena arriva la posta e stabilisci un posto speciale per le lettere per tutti.

- Prova a classificare la corrispondenza non appena arriva. Salverai il tuo lavoro in seguito.

- Utilizza un calendario o un promemoria sul telefono per pianificare quando ti siedi per le scartoffie che richiedono maggiore attenzione.

- Considerare di passare il più possibile alla corrispondenza elettronica. Questo ti farà risparmiare tempo e l'ambiente.

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