Una pila di carte a casa, una montagna di documenti al lavoro: ognuno di noi conosce questo quadro travolgente, sia in senso letterale che figurato. Inoltre, non è affatto la vista peggiore. La parte peggiore è che non riesci a trovare il documento di cui hai molto bisogno. E da qui è solo un passo dallo stress e dai nervi inutili. Ecco perché il team di Google ha preparato per te consigli pratici, grazie ai quali darai ordine ai tuoi documenti una volta per tutte, eviterai lo stress e darai più ordine alla vita. Ecco la nostra breve guida su come ordinare i documenti.
Consigli pratici su come organizzare i documenti a casa e al lavoro.
Sbarazzati del disordine nei documenti una volta per tutte.
Quando ripulisci i tuoi documenti, considera se puoi iniziare a riceverne qualcuno in formato elettronico, ad esempio estratti conto bancari. In questo modo ridurrai la quantità di carta sprecata e possibilmente risparmierai anche sulle spese bancarie.
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Segregazione dei documenti - accessori utili
Non è sufficiente ordinare correttamente i fogli. Devi quindi sistemarli e conservarli in modo da poter sempre trovare facilmente la lettera o la fattura che stai cercando. Pertanto, prima di iniziare a pulire, preparare tutti gli accessori necessari:
- cartelle o cartelle,
- scatole di cartone, ad es. per scarpe
- graffette e graffette,
- adesivi/etichette autoadesive,
- pennarelli e una penna,
- Magliette per documenti (tante!),
- cucitrice, perforatrice,
- note adesive gialle,
- raccoglitori.
Segregazione dei documenti - divisione in categorie
Una volta che hai tutti gli accessori necessari pronti, pensa a quali categorie dividerai i tuoi documenti. In modo da non perdere nulla, scrivi un elenco di loro su un pezzo di carta. Di seguito troverai i nostri suggerimenti per le categorie più popolari. Per alcuni vale la pena introdurre una suddivisione in documenti relativi a ciascun membro della famiglia.
Ecco il nostro suggerimento per la categorizzazione:
- Immobili: contratti assicurativi, cambiali, atti notarili, contratti con fornitori di energia, gas, Internet, avvisi di associazione edilizia, ecc.
- Finanza: contratti e corrispondenza con banche, contratti di prestito, estratti conto, documenti relativi all'Istituto di Previdenza Sociale, documenti dell'Agenzia delle Entrate, ecc.
- Auto: contratti assicurativi, bollette di riparazione, documenti auto, ecc.
- Documenti commerciali (se gestisci un'impresa): fatture, contratti, ecc.
- Acquisti: cambiali, garanzie, ecc.
- Salute: registri delle vaccinazioni, risultati dei test, referral ecc.
- Lavoro: certificati di lavoro, contratti di lavoro, certificati, diplomi, pareri.
- Istruzione: diplomi, certificati.
- Documenti personali: certificati di nascita, certificati di matrimonio, certificati di morte, atti giudiziari, procure, ecc.
Inizia ad archiviare i documenti a casa e in ufficio
Annota ogni nome di categoria su un foglio separato. Metti le pagine firmate sulla tua scrivania o sul pavimento - dove archivierai i documenti. Pronto? È ora di iniziare l'ordinamento. Vale anche la pena preparare un posto dove buttare via le carte non necessarie, perché durante la navigazione troverai sicuramente e cose del genere. Se pulisci l'ufficio, metti i documenti non necessari in un distruggidocumenti, se a casa, ricordati di strapparli.
Disporre i documenti
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Quando tutti i documenti sono ordinati per categoria, mettili in cartelle o mettili in raccoglitori. Ti consigliamo di organizzare i tuoi documenti in ordine dal meno recente al più recente. Grazie a questo, è più facile trovare quelli più aggiornati e manterrai l'ordine nei tuoi raccoglitori - la prossima volta potrai aggiungere più documenti in primo piano.
Fai una descrizione dettagliata
Infine, descrivi i raccoglitori e le cartelle - attacca adesivi/etichette o note adesive su di essi e firmali. Resta solo da mettere su uno scaffale. Uff. Pronto!
Organizza i documenti al volo
Per non perdere tempo a mettere ogni nuovo documento o notifica in un raccoglitore, raccoglili insieme in un contenitore o in una scatola. Poiché la scatola dovrebbe contenere fogli A4, una scatola da scarpe sarà perfetta per questo ruolo. Una volta alla settimana (per i documenti di lavoro) o una volta al mese (per i documenti che hai a casa), dedica un quarto d'ora a riporli in una cartella o raccoglitore adatto. Grazie a questo, puoi facilmente mantenere l'ordine in ufficio ea casa, ti libererai dello stress e del disordine!
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