Ordina i documenti e ripulisci il tuo PC

Le bollette si accumulano nell'ultimo cassetto, non riesci più a trovare i dati dell'assicurazione del tuo veicolo o stai cercando disperatamente le tue buste paga? Allora è giunto il momento di mettere in ordine i tuoi documenti. Scopri qui come ordinare i documenti e riordinare il tuo PC in modo da poter trovare documenti importanti più rapidamente in futuro.

Organizza i documenti

Per far fronte al caos, dovresti prima decidere un sistema con cui organizzare i tuoi record. Dovresti progettarlo in modo tale che abbia senso per te. I documenti più importanti dovrebbero essere sempre a portata di mano - i dati più importanti dovrebbero quindi essere collocati in cima a ogni cartella o indice delle carte, dove puoi ritrovarli facilmente. I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a creare un sistema significativo.

• Crea categorie e organizza i contenuti in ordine cronologico: crea cartelle o file per diverse aree tematiche in cui puoi disporre i documenti in ordine cronologico. Ad esempio, utilizzare una cartella di lavoro per le buste paga e i contratti di lavoro, una cartella dell'assicurazione per le assicurazioni auto, casa e sulla vita e una cartella della banca per gli estratti conto e le informazioni sul conto. Nella cartella della banca metti l' estratto conto più vecchio sul retro, il più recente sul davanti e così via.
• Tieni insieme i dettagli di contatto importanti: in modo che la prossima volta che fai la tua dichiarazione dei redditi non devi lavorare attraverso un'intera cartella per trovare il numero di telefono del tuo commercialista, dovresti creare una cartella aggiuntiva con tutti i dettagli di contatto importanti e il i nomi dei tuoi contatti.
• Crea raccoglitori per nuovi documenti: utilizza i raccoglitori per ordinare la corrispondenza in arrivo in modo da poterla elaborare più rapidamente in seguito. Quindi può avere senso creare un repository per le fatture in entrata e un repository per tutte le altre lettere e documenti. Ciò consente di risparmiare tempo durante l'ordinamento e l'archiviazione dei documenti.
• Smista i documenti regolarmente: più spesso organizzi e archivi i nuovi documenti, minore è lo sforzo necessario. Ti impedisce anche di pagare le bollette in ritardo e di mancare le scadenze. Ad esempio, esamina i tuoi file una volta alla settimana e poi archiviali.

Pulisci il computer

Anche i dati digitali devono essere ordinati di volta in volta. Questo non solo ti aiuta a orientarti meglio nel tuo PC, ma rende anche il tuo computer più veloce e crea spazio di archiviazione aggiuntivo. Ecco cosa fare quando vuoi ripulire il tuo PC:

1. Innanzitutto, disinstalla tutti i programmi che non utilizzi più, che sono scaduti o di cui possiedi più di uno. Chiediti se hai davvero bisogno di tre browser diversi e se vuoi giocare di nuovo ai vecchi giochi.
2. Successivamente, dovresti rimuovere i file temporanei lasciati dai programmi eliminati. I sistemi operativi più recenti hanno spesso una pulizia del disco che esegue questo passaggio automaticamente.
3. Quindi elimina tutti i vecchi file che non ti servono più.
4. Ogni volta che pulisci il tuo disco rigido, ha senso deframmentarlo in seguito. Ciò colmerà le lacune lasciate dai programmi eliminati man mano che i dati rimanenti si avvicinano. Con i dischi rigidi più recenti, i cosiddetti Solid State Disks (SSD), questo non è più necessario. Qui il sistema operativo informa automaticamente il disco rigido su dove c'è spazio per nuovi dati, il che può aumentare la velocità di scrittura.

Indipendentemente dal fatto che si tratti di un PC o di una scrivania, semplificatevi la vita ordinando i documenti e creando un sistema di archiviazione a prova di futuro. Questo rende più veloci compiti spiacevoli come pagare le bollette e rinnovare l'assicurazione.